Gestion documentaire et dématérialisation

La gestion documentaire et dématérialisation d'Esus Groupe C'PRO

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La dématérialisation des documents est un enjeu crucial pour les entreprises. Dans le contexte du monde économique actuel où les gains de performance, de compétitivité et de gestion sont devenus des objectifs primordiaux pour les entreprises, la décision de mettre en place un système de gestion électronique de documents devient de plus en plus incontournable. En effet, face à une augmentation de 40% du volume de documents par an, les entreprises doivent revoir leurs process pour maitriser l’accroissement de ce volume documentaire et la multiplication des sources et formats.
Lorsqu’on désire améliorer la gestion de son entreprise, réaliser des économies, gagner de l’espace dans ses locaux mais aussi augmenter sa rentabilité, un outil de gestion électronique de document devient essentiel :

. Réduction (ou élimination) des archives papier

. Recherche instantanée des documentsdemat2

. Stockage sécurisé et pérenne

. Accès à distance à l’information

. Optimisations des processus métiers (contrôle, gestion et partage des documents avec les partenaires internes ou externes)
. Amélioration ou simplification des tâches de chaque collaborateur au sein de l’entreprise pour une plus grande productivité


Nos solutions de gestion documentaire et de dématérialisation vous accompagnent tout au long de la vie du document. Cela passe par la création du document (transformation au format numérique, enregistrement, classement et indexation), la gestion (sécurité et droits d’accès), la diffusion et la conservation. Esus Groupe C’PRO se positionne ainsi comme expert en solutions documentaires puisque nos offres permettent de répondre aux différentes problématiques des entreprises

 

Armoire numérique de documents

Archivez, indexez, retrouvez, partagez ou éditez vos documents en toute simplicité.

LE SAVIEZ-VOUS ?


Le temps moyen pour retrouver un document papier est évalué à 18 minutes et la recherche documentaire représenterait 20% à 40% du temps de travail.
Grâce à notre solution Zeendoc, vous retrouvez vos documents par simple recherche de mot clés. Vous pouvez également faire des recherches à plusieurs variables ce qui vous fera gagner un temps considérable et vous permettra de recentrer votre temps de travail sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Découvrez nos solutions :

la solution Zeendoc Courrier

Préparez tranquillement vos courriers et importez les dans Zeendoc.

 

Plus de machine à affranchir, de gestion d’enveloppes ou de mise sous plis, notre système de gestion documentaire enverra directement les lettres en envoi simple ou recommandé ou mieux encore via un lien sécurisé à l’adresse mail du destinataire. Les économies attendues sont très importantes.

 

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Bulletins de salaires électroniques

Depuis août 2016 (Loi n° 2016-1088 du 08/08/2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, dite loi El KHOMRI) les employeurs peuvent désormais envoyer les bulletins de paie par voie électronique (sauf opposition du salarié).

bulletin paie

 

Esus Groupe C’PRO vous accompagne en vous proposant une solution de dématérialisation des ressources humaines moderne qui contribue à donner une image dynamique de votre entreprise en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies du numérique.

Bien évidemment, notre solution de dématérialisation Zeendoc est sécurisée et conforme à la loi loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature numérique, horodatage).C’est l’occasion pour les services ressources humaines des sociétés de gagner en productivité et d’optimiser leurs temps de travail. En effet, grâce à notre solution Zeendoc, les services RH pourront recentrer leur temps de travail sur des activités à plus forte valeur ajoutée en supprimant des tâches chronophages (gains de productivité avec une optimisation des traitements, l’automatisation de la distribution et la simplification de l’archivage).

Découvrez notre solution :

Logo Zeendoc rh

Zeendoc RH, une solution qui automatise la distrbution et l'archivage de vos documents RH.

 

Chaque salariés disposent d'un coffre-fort personnel et sécurisé pour y retrouver tous ses documents. Les echanges sont confidentiels et traçables. Cette solution répond aux normes légales de la dématérialisation et vous permettra de faire des économies.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est un enjeu important pour les entreprises privées et publiques qui doivent désormais se conformer aux obligations légales qui les amènera toutes, petit à petit, à recevoir et à émettre des factures électroniques.

envoie facture client digital

Le format papier impose de nombreuses manipulations, que ce soit pour les clients ou pour les fournisseurs.

Côté facturation client, de nombreuses tâches chronophages entravent la productivité des sociétés : impression, mise sous pli, envoi à la poste, réception, tri, relances… Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus afin de gagner du temps et d’être plus efficient. Nos solutions de dématérialisation des factures client comme Zeendoc permettent de répondre à ce besoin en apportant, en plus des économies et du gain de temps, une sécurité importante dans la gestion documentaire.

 

 demat factures 1

En ce qui concerne la gestion des fournisseurs, la ressaisie des données comptables génère des erreurs qu’il faut détecter et traiter. Ces manipulations peuvent être longues (une facture saisie de façon erronée dure en moyenne 18 minutes !) Elles nuisent à la fluidité des processus et peuvent entraîner des conséquences pénalisantes : retards de paiement, pénalités, coût de traitement des factures important…

Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus de comptabilité fournisseurs en dématérialisant leurs factures fournisseurs grâce à des solutions comme Zeendoc Fournisseurs pour améliorer et automatiser le plus possible leur traitement.

Elles y sont également poussées par les obligations légales. L’Etat par l’ordonnance du 26 juin 2014 a rendu obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs et a défini un calendrier d’obligation :

envoie facture law

1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques

1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire

1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises

1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

2020 est donc une année qui amène les entreprises à faire un pas de plus dans la transformation digitale, et Esus Groupe C’PRO propose des solutions adaptées et vous accompagne dans ce changement numérique, en douceur…

Découvrez nos solutions de dématérialisation des factures :

la solution Zeendoc

Zeendoc est une solution de gestion documentaire, simple et conviviale en mode SaaS.

 

Intégrée à votre service d’information, elle vous permet de classer automatiquement les documents, pour mieux les retrouver grâce à son indexation et son mode recherche« full text ».

Les documents sont accessibles via une gestion de droits d’accès, sur un site sécurisé basé en France.

 

 

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la solution Zeendoc e-Facture

Gérez vos fournisseurs en toute simplicité !

 

 

Grâce à ses nombreux connecteurs disponibles (Sage, EBP, …) et suite au scan du document, Zeendoc reporte automatiquement les montants des factures fournisseurs dans votre gestion commerciale, sur le compte correspondant.Les factures clients, quant à elles, sont dématérialisées et envoyées, via un lien sécurisé à l’adresse mail de vos clients ou le cas échéant, et sans manipulation de votre part, en mode courrier.

 

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La dématérialisation au cœur de l’entreprise

Signature électronique, fax dématérialisé, gestion immobilière dématérialisée, dématérialisation fiscale, documents administratifs dématérialisés, partages de fichiers, gestions de flux, … Nos solutions couvrent l’ensemble des besoins des entreprises pour les accompagner au mieux dans leur transition numérique.


Découvrez nos solutions :

 

la solution Zeendoc Immobilier

Zeendoc vous permet d’effectuer des envois en masse d’email, à destination des comptes clients et de gérer l’ensemble de vos documents en toute simplicité.

La loi Alur vous oblige à créer des espaces sécurisés à destination de chaque copropriétaire et un accès partagé pour les informations collectives. Simplifiez-vous la vie et optez pour Zeendoc !

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isifax

 

 

ISIFAX vous permet d’opter pour l’envoi de vos fax depuis votre poste de travail. C’est une solution complète, économique et facile d'utilisation

 

À partir de Novembre 2018, vous ne pourrez plus obtenir de nouvelles lignes fax analogique sur le réseau commuté (RTC), et celles existantes disparaîtront progressivement à partir de fin 2022. Pourtant, le fax est important dans votre structure ? Passez sans hésiter à à la réception des fax sur les adresses mails !

 

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Logo signature electroniqueLa signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents à vos clients ou à vos salariés, sans vous déplacer et en toute légalité.

Economique, rapidité, sécurité, écologique, cette solution a bien des avantages. Faire signer un document n'est plus une perte de temps.