Zeendoc RH

Zeendoc RH est une solution d’archivage et de gestion électronique de documents qui vous permettra la dématérialisation des documents telle que les fiches de paie. C'est une opportunité économique, organisationnelle et sûre pour tous types de structures.
Chaque année, en France, + 200 millions de bulletins de salaire sont imprimés et distribués. Annuellement le service des ressources humaines d’une entreprise moyenne gérerait près de 35 000 documents liés à la gestion des salariés. La moitié de ces documents serait des bulletins de salaire.

 

Que propose Zeendoc RH, la solution d'archivage ?

Cette solution est un outil de gestion qui vous propose d'administrer automatiquement la distribution et l’archivage des bulletins de paie de vos salariés. Vous n’avez plus besoin d’imprimer et d’envoyer les bulletins. Ils sont transmis numériquement aux salariés et sont stockés dans des coffres forts électroniques sécurisés. Chaque salarié dispose d’un compte personnel avec un accès à un coffre-fort nominatif et confidentiel. La dématérialisation des bulletins est une solution simple et sécurisée pour votre entreprise.

 

L’objectif : Des économies à la clé

  • La réduction des coûts financiers : « Un rapport rendu fin juillet 2015 au gouvernement sur le bulletin de paie (« Pour une clarification du bulletin de paye ») estime que « les économies peuvent atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. En effet, le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors que celui de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement. »
  • La réduction des coûts environnementaux : Vous diminuez l’utilisation de papier, d’enveloppe et de l’empreinte carbone due au transport du document.
  • La réduction des coûts de traitement (impression, mise sous pli, affranchissement)

 

Entreprise, service RH, collaborateurs : tout le monde y gagne

Pour les entreprises :

    • Des économies (réductions des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage)
    • Solution moderne qui renverra une image dynamique de votre entreprise
    • Une plus grande efficacité dans la gestion de vos documents interne
        • Une solution GED (gestion documentaire) avec une mise en œuvre simple

 

Pour le service RH :

  • Allégement de tâches chronophages liées aux traitements des documents
  • Traçabilité de vos actions et des documents ainsi que la sécurisation
  • Recherche simplifiée au sein du logiciel grâce à l’utilisation de workflows
  • Accélération des processus administratifs
  • Centralisation des documents à un même endroit
    • Simplification du processus de gestion de la paie
      • Archivage électronique avec conversation des documents sécurisée

 

Pour les collaborateurs :

  • Accès à tout moment à vos documents personnels, sur tous supports (ordinateur, tablette ou smartphone)
  • Espace personnel et sécurisé propre à chacun
  • Confidentialité des documents
  • Archivage numérique 50 ans des bulletins de salaire
  • Gestion électronique des documents avec un accès garanti même en cas de changement d’employeur

 

Une solution de dematerialisation conforme à la législation


Une solution conforme à la loi travail-El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage). Elle garantit la validité et la pérennité de la dématérialisation du bulletin de paie. Elle dispose de la signature électronique qui permet la gestion des accords des salariés.


Au-delà des bulletins de salaire, bien d’autres documents peuvent être dématérialisation grâce à Zeendoc RH : contrats de travail, avenants, déclarations sociales, accidents de travail, attestations d’employeurs, reçus pour solde de tout compte, demandes de congés….

 

bloc processus de dematerialisation du bulletin de paie xl