Signature Electronique

Réduisez les temps de traitement et les coûts liés à la gestion de vos contrats commerciaux en apposant une signature numérique, juridiquement valide.

 

Comment FONCTIONNE NOTRE SYSTEME DE SIGNATURE NUMERIQUE ?

bloc comment ca marche xl

Zeendoc vous offre la possibilité de faire signer vos documents, auprès de vos clients, sans vous déplacer et en toute légalité. Il suffit de sélectionner dans Zeendoc le document (un contrat par exemple) et de l’envoyer par l’intermédiaire d’un lien sécurisé au destinataire. Celui-ci le visualise et le valide en recopiant le code d’authentification qu’il a reçu par SMS. C’est aussi simple et aussi fiable que de valider un virement auprès de sa banque.
Vous êtes bien sur informé en temps réel de la signature du document par votre correspondant. Apposer une signature électronique (ou signature digitale), est un élément important dans le process de la dématérialisation des documents, qui s’inscrit dans la continuité de la GED.

 

Le contrat ainsi signé  a-t-il une valeur légale ?

« La valeur juridique d’une signature électronique est recevable lorsqu’un certificat de signature électronique peut garantir l’identité du signataire. Selon la loi, seul un tiers de confiance certifié par une accréditation eIDAS peut délivrer un tel certificat. »
Zeendoc a choisi comme partenaire DocuSign, dont l’offre est conforme au règlement eIDAS (UE n° 910/201).
La signature électronique générée a donc bien la même valeur juridique que la signature manuscrite : c’est une signature originale. A travers une signature en ligne, le signataire s’engage de la même façon que par écrit.

 

Quels sont les avantages DE CETTE SOLUTION ?

  • Economie : pas de déplacement, pas d’impression, pas d’affranchissement
  • Rapidité : les documents sont signés en quelques minutes
  • Dématérialisation : le document dématérialisé et signé trouve sa place dans votre GED ou votre archivage électronique
  • Sécurité : les accès sont cryptés et  sécurisés ; l’authentification est réalisée par SMS
  • Ecologie : en diminuant vos déplacements et vos impressions vous réduisez votre empreinte carbone
  • Stockage : vos contrats sont directement archivés aux formats numériques et consultables via un mot de passe et un login sécurisés, au même titre qu’une facture électronique

 

Ne perdez plus de temps dans les déplacements, envoyez, faites signer et archivez vos contrats commerciaux en toute sécurité.

 

 

 

Zeendoc RH

Zeendoc RH est une solution d’archivage et de gestion électronique de documents qui vous permettra la dématérialisation des documents telle que les fiches de paie. C'est une opportunité économique, organisationnelle et sûre pour tous types de structures.
Chaque année, en France, + 200 millions de bulletins de salaire sont imprimés et distribués. Annuellement le service des ressources humaines d’une entreprise moyenne gérerait près de 35 000 documents liés à la gestion des salariés. La moitié de ces documents serait des bulletins de salaire.

 

Que propose Zeendoc RH, la solution d'archivage ?

Cette solution est un outil de gestion qui vous propose d'administrer automatiquement la distribution et l’archivage des bulletins de paie de vos salariés. Vous n’avez plus besoin d’imprimer et d’envoyer les bulletins. Ils sont transmis numériquement aux salariés et sont stockés dans des coffres forts électroniques sécurisés. Chaque salarié dispose d’un compte personnel avec un accès à un coffre-fort nominatif et confidentiel. La dématérialisation des bulletins est une solution simple et sécurisée pour votre entreprise.

 

L’objectif : Des économies à la clé

  • La réduction des coûts financiers : « Un rapport rendu fin juillet 2015 au gouvernement sur le bulletin de paie (« Pour une clarification du bulletin de paye ») estime que « les économies peuvent atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. En effet, le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors que celui de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement. »
  • La réduction des coûts environnementaux : Vous diminuez l’utilisation de papier, d’enveloppe et de l’empreinte carbone due au transport du document.
  • La réduction des coûts de traitement (impression, mise sous pli, affranchissement)

 

Entreprise, service RH, collaborateurs : tout le monde y gagne

Pour les entreprises :

    • Des économies (réductions des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage)
    • Solution moderne qui renverra une image dynamique de votre entreprise
    • Une plus grande efficacité dans la gestion de vos documents interne
        • Une solution GED (gestion documentaire) avec une mise en œuvre simple

 

Pour le service RH :

  • Allégement de tâches chronophages liées aux traitements des documents
  • Traçabilité de vos actions et des documents ainsi que la sécurisation
  • Recherche simplifiée au sein du logiciel grâce à l’utilisation de workflows
  • Accélération des processus administratifs
  • Centralisation des documents à un même endroit
    • Simplification du processus de gestion de la paie
      • Archivage électronique avec conversation des documents sécurisée

 

Pour les collaborateurs :

  • Accès à tout moment à vos documents personnels, sur tous supports (ordinateur, tablette ou smartphone)
  • Espace personnel et sécurisé propre à chacun
  • Confidentialité des documents
  • Archivage numérique 50 ans des bulletins de salaire
  • Gestion électronique des documents avec un accès garanti même en cas de changement d’employeur

 

Une solution de dematerialisation conforme à la législation


Une solution conforme à la loi travail-El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage). Elle garantit la validité et la pérennité de la dématérialisation du bulletin de paie. Elle dispose de la signature électronique qui permet la gestion des accords des salariés.


Au-delà des bulletins de salaire, bien d’autres documents peuvent être dématérialisation grâce à Zeendoc RH : contrats de travail, avenants, déclarations sociales, accidents de travail, attestations d’employeurs, reçus pour solde de tout compte, demandes de congés….

 

bloc processus de dematerialisation du bulletin de paie xl

 

 

Zeendoc, l'outil convivial et professionnel pour la dématérialisation

Zeendoc

 

Le classement et la recherche dynamique de documents. Un atout innovant et unique enfin à la portée des PME et TPE.

Avec l'expérience pratique de milliers d'utilisateurs dans des dizaines de secteurs d'activité, Zeendoc a développé des offres de gestion documentaire et de contenu répondant aux demandes sectorielles ou opérationnelles spécifiques du marché des PME.

Immobilier, Education, Finance, Industrie, Négoce… Quel que soit votre secteur d'activité, Zeendoc vous propose une solution qui répond à vos besoins spécifiques de recherche et de sécurisation des documents. Cette solution prend en compte les contraintes administratives de votre secteur et, grâce à son mode de fonctionnement Cloud, elle évoluera régulièrement avec vos besoins propres ainsi que ceux de votre secteur d'activité.

Simplicité

  • Dépôt en 1 clic de vos documents papier, d'un simple scanner ou de votre photocopieur multifonction
  • Capture rapide de tous vos documents : papier, e-mails, documents électroniques tout format, contenu web
  • Conversion de tous vos documents en un format universel de stockage (version pdf/a de toutes les données déposées)
  • Accessibilité immédiate à vos documents grâce au mode SaaS depuis votre PC, tablette, smartphone...
  • Tarification suivant le flux de documents de votre entreprise, nombre d'utilisateurs illimité

 

Dématérialisation - Groupe Esus

 

Recherche intuitive

  • Interprétation automatique des documents (auto-indexation, OCR, génération automatique de LAD propriétaire) pour un classement efficace
  • Système intelligent de recherche par index, permet aux utilisateurs de retrouver et visualiser instantanément les documents dont ils ont besoin
  • Consultation et suivi de l'historique de chaque document
  • Optimisation du partage et de la diffusion de vos documents avec les autres utilisateurs ou avec des interlocuteurs externes
  • Sauvegarde automatique des flux documentaires : copiez, faxez, envoyez vos documents importants et archivez-les instantanément
  • Nettoyage automatique des documents, optimisation de l'utilisation du réseau

Pérennité

  • Dépôt électronique sur nos data centers : les documents sont à l'abri du vol, du feu, des inondations et de la dégradation du temps
  • Création d'une version pdf/A pour garantir un accès au contenu du document à long terme
  • Archivage à valeur probante pour assurer la pérennité des documents électroniques signés

Sécurité

  • Vos données sont hébergées en France sur 3 sites distants au sein de 3 data centers sécurisés et en haute disponibilité
  • Confidentialité : le cryptage AES (Advanced Encryption Standard) garantit une confidentialité totale des documents en créant pour chaque client sa clé de cryptage unique
  • Intégrité : un contrôle d'intégrité est effectué régulièrement sur les documents afin de prévenir intrusions et virus.

 

zeendoc ged

rdv expert

 demo distance

 

Zeen e-Facture

Zeendoc e-Facture

 

Envoyez toutes vos factures clients en quelques minutes.

Réduisez le temps passé chaque mois à administrer votre facturation, réalisez jusqu'à 70% d'économies sur le coût de gestion de vos factures clients, simplifiez-vous la vie ainsi que celle de vos clients !

Réduire le temps passé à administrer

Création de vos factures, traitement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements et gestion des litiges. Le temps passé à la gestion de l'ensemble de ces tâches administratives est très important et à faible valeur ajoutée pour votre entreprise. En automatisant une grande partie de ces tâches, Zeen e-facture permet à vos collaborateurs de réduire drastiquement le temps alloué à ces opérations.

Réaliser un gain financier

Au-delà du gain de temps, la dématérialisation avec Zeen e-facture génère également un gain financier direct pour votre entreprise :

  • Réduction des volumes d'impression
  • Suppression du coût
    d'affranchissement
  • Réduction de l'espace alloué à l'archivage papier
  • Amélioration des délais de paiement

Faciliter la vie de vos clients et augmenter votre chiffre d'affaires

L'économie de temps, d'argent et d'espace est aussi pour vos clients ! En leur offrant un système simple et efficace pour recevoir vos factures sous format électronique, vous leur permettrez à leur tour d'économiser un temps de traitement conséquent, de mieux pouvoir gérer le paiement et de réduire la place prise par l'archivage papier. Les avantages et bénéfices qu'en tireront vos clients, vous permettront de renforcer votre relation client.

Garantir la sécurité et la pérennité de votre facturation

Utiliser Zeen e-facture, c'est bénéficier du système de sécurisation et de garantie de pérennité de l'offre Zeendoc : triple hébergement des données (en France), cryptage par client des données, création systématique d'une version PDF/A de votre original.

Évoluer avec le contexte légal

D'ici 2020, l'ensemble des factures à destination de l'Etat et des services publics devront obligatoirement être envoyées sous format électronique. Avec Zeen e-facture, vous avez la garantie de fournir une « piste d'audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation d'une facture. En allouant une empreinte digitale unique à votre facture dématérialisée, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d'envoi du document, nous vous permettrons de garantir son intégrité et son authenticité. Au sein de votre espace Zeen e-facture, vous pouvez déposer et classer l'ensemble des documents liés à votre facture aussi simplement et rapidement que la facture elle-même. Vous avez la garantie d'une traçabilité du document. 

titre zeenefacture

Avantages

Classement automatique des factures

  • Lecture intelligente de vos factures, classement, récupération et synthétisation des informations-clés.

Envoi électronique et postal en masse

  • Identification automatique des adresses e-mail et postales.

Traçabilité des actions

  • Horodatage et mémorisation de l'ensemble des actions de dépôt, envoi, consultation des documents.

Alertes et accès rapide

  • Aux factures à envoyer
  • Aux factures non consultées ou non reçues

Bénéfices

  • Diminution des coûts d'envoi
  • Réduction des coûts de traitement manuel
  • Suppression des risques d'erreurs
  • Amélioration des délais moyens de paiement
  • Réduction de l'empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l'environnement

>> Téléchargez la brochure Zeen e-facture.