La dématérialisation, un enjeu au cœur de l’agence Esus Groupe C’PRO de Villiers-sur-Marne

 

A Villiers-sur-Marne, nous proposons la GED la plus diffusée : Zeendoc ! Pourquoi ?

Toutes les organisations, quel que soit leur domaine d’activité ou leur situation géographique, émettent des factures et des bulletins de salaire et ont besoin d’un système de gestion des documents. Indépendamment du coût financier, les problématiques de stockage, de consultations et de recherche sont quotidiennes. « Mon client a-t ‘il bien reçu ma facture ? Combien lui ai-je facturé de prestations depuis un an ? Quels sont les clients qui ne m’ont pas payé ? ». Il est bien sur possible de répondre en partie à ces questions en interrogeant son logiciel de gestion commerciale, mais comment gérer l’information en situation de mobilité, quand on est hors de l’entreprise par exemple?

Zeendoc, logiciel de gestion documentaire sécurisé et intuitif proposé par Esus Groupe C’PRO à Villiers-sur-Marne, est accessible via un mot de passe personnalisé et un login depuis un ordinateur ou un smartphone connecté à internet. Les factures issues automatiquement de votre gestion commerciale sont envoyées aux clients, par l’intermédiaire d’un lien. Il est ainsi possible de savoir qui a téléchargé ou non le document, ce qui permet une relance personnalisée. Son système d‘indexation et de recherche full texte vous invite à regrouper pour un ou des clients, toutes les factures émises sur une période donnée. Ce système génère ensuite un export Excel avec les montants, les dates, les n° des pièces voir même les n° de téléphone. La relance est facilitée et vote trésorerie améliorée ! Véritable base de données et outil de travail collaboratif, Zeendoc contribue à améliorer la gestion de votre temps.

Difficile donc de s’intéresser à la dématérialisation des documents sans parler de Zeendoc ! L’agence Esus Groupe C’PRO de Villiers-sur-Marne organise régulièrement des rencontres thématiques sur nos solutions de GED afin de familiariser tous les concernés avec ce nouveau mode de travail…

Les TPE/PME sont-elles concernées par lA gestion documentaire ? L’agence de Villiers vous répond !

Dématérialiser, archiver, automatiser, ne sont pas des actions réservées aux grandes sociétés. Toutes les organisations, quel que soit leur taille, ont des problématiques de productivité qui reposent parfois sur des choses simples comme la gestion de courrier. On peut facilement imaginer qu’un(e) comptable ou un chef d’entreprise qui s’occupe de l’envoi du courrier, n’est pas dans son rôle. L’automatisation de ces tâches est pourtant possible, grâce à la mise en place de logiciels de GED comme Zeendoc ou Docuware proposés par Esus Groupe C’PRO à Villiers-sur-Marne ! De même, la gestion des factures entrantes et les écritures comptables qui en découlent peuvent facilement être gérées par l’installation d’une passerelle entre le logiciel de gestion électronique de documents et celui de votre gestion commerciale. Les factures reçues sont scannées, indexées, archivées et imputées dans votre GESCOM en toute conformité.

La Gestion Electronique de Documents ne touche donc pas que les grandes entreprises, toutes les sociétés sont concernées. La GED retenue, après audit, est simplement dimensionnée en fonction des besoins. Ainsi, une TPE avec beaucoup de clients, qui émet un grand nombre de factures pourra avoir besoin d’une solution documentaire plus importante qu’une grosse PME travaillant avec quelques clients prestigieux. La base sera la même, mais l’espace de stockage sera différent.