Imprimantes et multifonctions : comment et pourquoi gérer un parc ?

Peut-on se passer de systèmes d’impression ?

L’idée est souvent avancée, que grâce à la numérisation des documents et la génération de documents électroniques par les logiciels métiers, l’impression n’a plus sa place dans nos sociétés.

Le mythe du zéro papier est tenace, et pourtant, force est de constater que les volumes imprimés ne changent pas au global. En fait, le phénomène est plus subtil et repose sur le déplacement du point d’impression. Quand une société envoie une facture électronique à un client, celui-ci l’imprime dans la majorité des cas sur un photocopieur ou une imprimante ; il y a donc toujours une impression mais pas au même endroit.

Une organisation ne peut donc pas se passer d’un point d’impression, imprimante ou multifonction, mais doit plutôt penser à mieux maitriser ses coûts en optimisant son parc.

Comment réduire ses coûts d’impression ?

L’idée de base est d’avoir le bon matériel au bon endroit et pour cela un audit des systèmes d’impression est fortement conseillé. Il faut s’intéresser aux types de documents imprimés (format, couleur ou N&B, quantité…) mais aussi aux contraintes (réseau Ethernet, réseau Wifi, cloud print…) et attentes des utilisateurs (impression recto verso automatique, chargeur automatique de documents…). L’utilisation d’une imprimante personnelle (même une imprimante multifonction jet d’encre) au sein d’une société n’a plus de sens réel, à part quelques rares exceptions (direction, confidentialité…).Un service comptable doit par exemple pouvoir imprimer les fiches de paye et les contrats en mode sécurisé avec un code d’accès, sur une imprimante ou un laser multifonction. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données), nous oblige à travailler différemment en protégeant les fonctions des appareils par des codes d’accès donnant des droits. Le type de logiciel utilisé peut gérer les accès et les scans en ajoutant des quotas pour ceux qui le souhaitent. GestPage est un bon exemple de ce que nous proposons. L’installation de ce logiciel permet de comprendre les impressions : « qui fait quoi ? », et donc d’agir sur la volumétrie. On peut par exemple supprimer ou limiter l’accès à la couleur pour un service ou un collaborateur. Les économies générées sont importantes et les obligations du RGPD respectées.

Quelles sont les offres d’imprimantes proposées à Sens par notre agence ?

L’offre machines est essentiellement portée sur les marques Kyocera, Canon, Ricoh et Lexmark, après une sélection des appareils les plus fiables, ayant une qualité professionnelle. Nous n’avons pas vocation à diffuser l’intégralité des produits d’un constructeur.

Les logiciels de gestion de parc sont là encore nombreux, mais nous avons choisi de retenir 2 produits, qui ont fait leur preuve et que nous maitrisons parfaitement : Gespage et Papercut.

L’équipe commerciale de Sens, est parfaitement formée sur l’ensemble des machines et des logiciels de l’environnement « print » et se tient à votre disposition pour réaliser un audit de votre parc d’impression et vous proposer des solutions originales au tarif compétitif.

Notre approche régionale, globale et indépendante des systèmes d’information a déjà séduit un grand nombre de sociétés ; pourquoi pas la vôtre ?