Logiciel de gestion de documents, archivage électronique, gestion de l’information, l’agence de Saran vous aide.

Esus, Groupe C’PRO est une société multi sites présente par l’intermédiaire de 8 agences sur l’Ile de France, la région Centre Val de Loire et la Bourgogne. Si les parties commerciales et techniques sont décentralisées, le suivi administratif est largement centralisé au siège du Loiret. Notre métier de base étant la vente et l’entretien des systèmes d’impression (photocopieurs, multifonctions…), l’exploitation des contrats est rapidement devenue problématique, ainsi que la gestion des factures et la gestion des courriers reçus dans les agences. C’est en cherchant une solution intuitive de rationalisation de la gestion et de la dématérialisation des documents que nous nous sommes intéressés à Zeendoc, logiciel de Ged (Gestion Electronique de Documents) en mode Saas, que nous avons ensuite décidé de commercialiser.

Quel que soit l’agence concernée, les documents sont numérisés sur un copieur multifonction, indexés et archivés sur des serveurs distants, tous situés en France. L’information de la base documentaire peut alors être consultée en fonction des droits, d’une agence ou du siège. Il n’y a pas de perte de temps et l’intégrité du document est assurée, ce qui revient à travailler sur un original.

Les factures fournisseurs sont scannées et après une indexation automatique, l’écriture comptable est passée automatiquement via une passerelle entre Zeendoc et notre logiciel comptable. Le gain de temps est très important et les erreurs de saisie éliminées. Zeendoc est ainsi capable de communiquer avec une solution de gestion ; ce n’est pas une solution de Gestion de la Relation Client.

Cette solution de dématérialisation a-t-elle aussi d’autres fonctions ?

Nous utilisons cette solution d’archivage numérique à Saran, pour mettre tous les documents commerciaux et techniques à la disposition des forces commerciales. A la place d’envoyer une plaquette de présentation ou une documentation produit à un client, les commerciaux envoient un lien, via un mail. Ils sont avertis du téléchargement effectué par le client ou peuvent constater que celui-ci ne l’a pas fait et effectuer une relance. Des dossiers lourds, peuvent ainsi être envoyés, indépendamment des limites imposées par le fournisseur d’accès. La productivité su service commerciale s’en trouve directement impactée, grâce aux process d’automatisation. Cette solution de gestion de contenu s’apparente aussi aux systèmes ou solutions de stockage, la durée de conservation des documents étant garantie pendant la durée de l’abonnement ou plus pour la gestion des bulletins de paye.

Qu’en pensent nos clients ?

Apres avoir testé et apprécié cette solution de gestion documentaire, nous avons décidé depuis 5 ans de la proposer à nos clients et prospects. Le succès a été immédiatement au rendez-vous, et les commerciaux de Saran, sont devenus des experts en gestion documentaire et en gestion de flux. Dématérialiser, automatiser, archiver sont des concepts qui s’intègrent facilement dans la gestion d’entreprise et la gestion du temps. Compte tenu de nos résultats, Esus Groupe C’PRO est aujourd’hui certifié Platinum par l’éditeur de la solution, distinction accordée à seulement 5 sociétés en France. Nous serions heureux de vous recevoir à notre siège lors d’une démonstration ou d’un petit déjeuner thématique pour vous montrer la simplicité, la convivialité et la pertinence de l’offre Zeendoc. Vous pourriez bien être surpris de son côté collaboratif, de ses possibilités d’utilisation en mobilité et de sa parfaite compatibilité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Bien évidemment, nos experts GED se déplacent sur site, et sont en capacité de réaliser un audit documentaire sur un large périmètre, incluant aussi bien votre système informatique que les contraintes liées à la sécurité ou à vos conditions de travail.

N’hésitez pas à nous contacter !