Existe-t-il des solutions pour gérer un parc d’imprimantes et être en conformité avec le RGPD ?

Esus vous aide dans la gestion de vos systèmes d’impressions

Avec la baisse des coûts d’acquisitions des imprimantes couleur ou des imprimantes multifonction pour professionnels et de leurs coûts d’exploitation, le nombre de points d’impression s’est multiplié dans les sociétés et a engendré une dérive basée sur le concept de l’imprimante personnelle ; plus de déplacement, un accès direct et personnel à la couleur et à la confidentialité ; l’imprimante personnelle est ainsi vite devenue indispensable. Pourtant si on s’intéresse aux coûts cachés des impressions des photocopieurs, même ceux de qualité professionnelle, on se rend compte assez rapidement que le coût réel d’une impression réalisée sur un point d’impression personnel (imprimante, multifonction ou laser monochrome) est très nettement supérieur à ce que l’on imaginait. La faute aux cartouches qui ne font pas le nombre d’impressions prévues, aux documents imprimés en couleur alors qu’un N&B suffirait et à la consommation excessive de papier due à l’absence de recto-verso. Le problème peut sans doute être facilement cerné si on a seulement une imprimante à contrôler, mais comment faire dans une société qui gère un grand nombre de points d’impression ?  

La solution consiste inévitablement par la mise en place d’un audit des systèmes d’impression afin de redéfinir les besoins (impression mobile par exemple) et de redéployer les imprimantes ; n’hésitez pas à en parler à votre commercial de l’agence d’Auxerre. Une fois le parc redimensionné, l’utilisation d’un logiciel d’Accounting agira comme un garde-fou et sera garant de la politique mise en place.

A quoi sert un logiciel d’accounting ?

Un logiciel d’acccounting n’est pas un logiciel de gestion commerciale ; il est généralement installé sur un serveur d’impression et n’est pas interfacé avec vos logiciels de gestion ou de comptabilité. Il reçoit les flux d’impression et applique les règles qui ont été définies : recto verso obligatoire par exemple, impression en N&B et non en couleur, gestion du format de sortie de la quantité maximum par typologie de machine... Au-delà de ces règles, un logiciel d’accounting, de type Gespage ou Papercut permet de gérer des droits en autorisant des utilisateurs à effectuer ou non certaines opérations. Il permet aussi de bloquer un flux d’impression et de le libérer avec un code de sécurité tapé sur le système d’impression par l’utilisateur. On rentre ainsi dans les exigences du RGPD et dans la mise en conformité des systèmes d’impression. A cet égard, Gespage est sans doute le système le plus intéressant, puisque son mode de commercialisation est basé sur le nombre de points d’impression à couvrir indépendamment du nombre d’utilisateurs qui est illimité. Il est alors facile et peu onéreux de mettre en place une politique d’impression axée sur la bonne utilisation des machines et sur la protection des données pour tous les utilisateurs. Plus qu’un outil de gestion et de contrôle, c’est véritablement une solution complète. Le coût de la mise en conformité au RGPD est potentiellement compensé par l’économie résultant des impressions raisonnées.

Pour les organisations, qui n’utilisent pas de serveur d’impression, il est possible de créer un système relativement équivalent en utilisant un logiciel spécifique qui utilise le disque dur d’un multifonction réseau comme serveur et qui permet aussi de gérer les codes d’accès pour libérer les impressions.

Quel que soit la taille de votre société ou le nombre de points d’impression, l’agence Yonne Copie, Groupe C’Pro d’Auxerre, a la solution pour vous garantir les meilleurs coûts et la plus grande sécurité.