Solutions de gestion documentaire et RGPD pour 2019

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Et si vous adoptiez de bonnes résolutions 2019 pour votre entreprise ?

Se remettre au sport, manger plus équilibré… A chaque début d’année, on prend les mêmes bonnes résolutions pour améliorer son quotidien et sa santé. Et si cette année on prenait de bonnes résolutions pour son entreprise ? On vous donne quelles pistes dans cet article.

1 - Faire entrer mon entreprise dans le numérique

Ce n’est plus une surprise, nous sommes en pleine révolution digitale. En 2018 CHORUS PRO, plate-forme en ligne pour soumettre factures et appels d’offre à l’administration publique, s’est imposé aux sociétés de plus de 250 salariés, et concernera en 2019, celles de plus de 10 salariés. Nul doute que le numérique pousse nos entreprises à muter et à s’organiser pour être en accord avec ce nouveau monde. Et si en 2019, votre entreprise amorçait sa digitalisation ? Optez pour la dématérialisation de vos factures, bulletins de salaire,… avec un logiciel de gestion documentaire électronique (GED), simple et convivial tel que Zeendoc. Simplifiez la circulation des documents au sein de votre entreprise et faites la entrer dans l’ère du numérique.

2 - Agir pour être en règle avec le RGPD

2018 et ses nouvelles réglementations a marqué l’arrivée du RDGP (Règlement Général sur la Protection des Données). Petite ou grande entreprise, vous êtes forcément concernée par la mise en conformité du RGPD. Celle-ci s’applique à toutes les organisations qui collectent des données personnelles des résidents européens.
Une feuille qui traîne dans l’imprimante, et si celle-ci contenait des données personnelles ou confidentielles ? Choisissez un matériel permettant la gestion des accès et des droits des périphériques d’impression. Les multifonctions Kyocera, Canon et Ricoh peuvent être couplés avec des logiciels de gestion des flux d’impression. Ils permettent aux utilisateurs de libérer leur impression à l’aide d’un badge ou d’un code personnel ; ils gèrent les droits des utilisateurs et respectent la confidentialité du document. Etre conforme au RGPD n’a jamais été aussi simple.

La dématérialisation est aussi une aide précieuse pour la mise en place du RGPD. Des logiciels tels que Zeendoc ou Docuware permettent de rassembler tous vos documents sur une seule plateforme sécurisée, et de les rendre accessibles via un login et un mot de passe. Vous avez alors une vision globale de vos données, vous en maitrisez le flux et vous avez une traçabilité pour prouver votre conformité RGPD en cas de contrôle de la CNIL.

3 - Gagner du temps, de l’argent et de l’efficacité

Savez-vous qu’un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver ? (Etude menée par AIM -Association Information et Management). Avoir un outil de gestion documentaire performant, permet de gagner du temps et de réduire le nombre d’interfaces pour une meilleure gestion de son organisation et donc une optimisation de sa productivité. Mais ce n’est pas le seul avantage de ce type de solutions ; ils permettent un classement et une recherche dynamique des documents. Autrement dit, lorsque vous intégrez un document, copie ou numérique, dans le logiciel celui-ci va effectuer une lecture intelligente, pour extraire des mots-clés, l’adresse, le numéro de facture, par exemple, pour l’auto-indexer et le classer. Plus fort encore, chaque mot scanné devient un critère de recherche. Retrouver son document devient alors un jeu d’enfant.

Et si vous étendiez cette dématérialisation des documents, aux bulletins de salaire ? Les logiciels de gestion documentaire tels que Zeendoc et Docuware se sont adaptés à ce besoin. Ils proposent une solution conforme à la loi travail (loi El Khomri : archivage de 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage), une traçabilité et une sécurisation des échanges. Vous réduirez vos impressions et vos coûts d’affranchissement ainsi que de stockage.

4 - Sécuriser mes données

2018 était une année record en matière de cyber attaque. C’est pourquoi en 2019, on choisit des logiciels qui proposent de sécuriser ses données, on s’équipe d’antivirus à jour et en logiciel de sauvegarde de données tels que VigiBackup et VigiProtect.

Les données d’entreprise sont précieuses ne les laisser pas sans protection. Il faut anticiper les cybers menaces pour mieux s’en prémunir.

4 résolutions faciles à mettre en œuvre, pour une année 2019 résolument numérique.

 

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