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Connaitre le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Depuis le 25 mai 2018 le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’est imposé à tous les États membre de l’Union Européenne.

Le RGPD qu’est-ce que c’est ?

Le RGPD consiste à protéger les données personnelles de chaque personne physique. Ce règlement impose des contraintes à toutes entreprises, administrations et structures visant à commercialiser des biens ou des services à destination de citoyens de l’Union Européenne ainsi qu’à leurs sous-traitants.

Les données à caractère personnel sont toutes les informations se rapportant à un individu et qui permettent de l’identifier (Nom, sexe, âge, adresse…).

Il est donc important de comprendre cette règlementation et de s’y conformer, sous peine de sanctions.

Comment se mettre en conformité au RGPD ?

D’après la CNIL il faut :

  • Désigner un pilote
  • Cartographier ses traitements de données personnelles
  • Prioriser les actions
  • Gérer les risques
  • Organiser les processus internes
  • Documenter la conformité

Pour plus de détails consultez : (https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/rgpd-se-preparer-en-6-etapes)

Comment ESUS, groupe C’PRO met-il le RGPD en place ?

ESUS, Groupe C’PRO a suivi les conseils de la CNIL pour mettre le RGPD en place au sein de son entreprise afin d’assurer sécurité et protection des données personnelles en interne et en externe. Une équipe a été désignée pour assurer cette mise en place. Après avoir établi la liste des traitements concernés et avoir évalué les risques qu’ils représentaient quant à la protection des données personnelles, elle a établi un plan d’actions afin de maîtriser ces risques.

Comment ESUS, groupe C’PRO peut-il vous aider ?

Zeendoc (GED en mode Saas) répond à vos besoins en gestion documentaire et à votre demande de conformité avec le RGPD.

Zeendoc regroupe tous vos documents papiers, E-mails et fichiers dans une seule base documentaire accessible partout à tout moment. la solution Zeendoc assure également la protection de vos données qui sont hébergées en France, au sein de 3 data centers sécurisés. Pour chaque document créé une clé de cryptage unique est éditée et un contrôle d’intégrité est effectué régulièrement sur vos documents afin de prévenir intrusions et virus.

Le RGPD oblige les sociétés à sécuriser les flux de données. ESUS Groupe a sélectionné les meilleures solutions afin de vous y aider.

Gespage est une application qui vous permet de contrôler tous vos systèmes d’impression qu’ils soient imprimantes ou multifonctions (MFP) tout en gérant les utilisateurs de ces points d’impression (accès, quotas, …).

Gespage vous permet de suivre les documents imprimés avec une traçabilité de l’utilisateur, de l’imprimante, du nombre de pages, du coût d’impression, de la date et du code d’activité.

Il gère les quotas au niveau des utilisateurs, des départements et des activités. Les comptes des utilisateurs de l’application peuvent être synchronisés avec un annuaire (maximum 10 annuaires). De plus il vous indique le prix de vos impressions, vous communique par e-mail les anomalies constatées et peut vous demander des informations afin de répondre au mieux à vos besoins.

Sur GESPAGE, la conformité au RGPD passe par la proactivité de l’organisation :

  • En sécurisant le réseau et les serveurs d’impression.
  • En sécurisant la libération des impressions par l’utilisateur sur toutes les machines (par badge ou un login clavier).
  • En fixant des règles d’accès pour sécuriser les documents imprimés.
  • En respectant le droit des utilisateurs à accéder à leurs données personnelles.
  • En respectant le droit à l’oubli des utilisateurs concernant leur historique d’impression.

 

ESUS, Groupe C’Pro vous suggère également d’autre solutions comme :

  • PAPERCUT MF qui maîtrise le coût et les règles de vos impressions.
  • KYOEASYPRINT qui intègre facilement des ressources graphiques et documentaires à vos documents.
  • AUTOSTORE qui capture vos documents pour les convertir en divers
  • KYOCERA net manager pro qui assure la confidentialité de vos documents et réduit vos coûts d’impression.

Esus, Groupe C’Pro diffuse aussi des systèmes d’impressions conformes au RGPD. Les plus grandes marques ont été sélectionnées soigneusement grâce à leur haute technicité, leur fiabilité et leur convivialité : Canon, Kyocera, Lexmark et HP.

Tous nos systèmes d’impression peuvent être équipés de lecteurs de badges ou de « codes pin » permettant de sécuriser l’accès aux documents imprimés. Par ailleurs lorsque ESUS, Groupe C’Pro prend en charge la maintenance de vos produits (sur site ou à distance), le mot de passe administrateur est sécurisés et chaque accès est enregistré.

Certains modèles sont également équipés d’une solution d’écrasement des données du disque dur au fur et à mesure de leur impression.

Comme vous pouvez le constater, Esus, Groupe C’Pro est particulièrement bien préparé pour vous accompagner et vous aider dans votre mise en conformité du RGPD.

 

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