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5 idées reçues sur la dématérialisation

Gestion documentaire (GED), dématérialisation et la transition numérique sont des sujets d’actualité de plus en plus présents dans les entreprises de toutes tailles. On décrypte pour vous 5 idées reçues sur ces outils.

Idées reçues n°1 : La dématérialisation ça coûte chère

Pour être sûr d’obtenir un retour sur investissement rapide grâce à la dématérialisation, il faut dans un premier temps, analyser les coûts du traitement de vos documents. Le coût matériel (papier, enveloppe, encre,…), le coût de l’affranchissement, le coût humain (le temps passé lors du processus de traitement), le coût de l’archivage. On estime que le coût d’une facture destinée à un client est de 7€ et de 14€ pour le traitement d’une facture reçue d’un fournisseur. Le coût de la version numérique correspondant est de 3€. A chaque facture, vous faites des économies financières mais aussi des économies de temps ; fini les tâches chronophages pour scanner, imprimer, affranchir et archiver un document. Nos solutions de dématérialisation s’adaptent à vous ; vous ne payez que ce dont vous avez besoin. Grâce au mode SaaS, l’abonnement est mensuel, pas de mauvaise surprise, ni de coût supplémentaire annuel et vous avez toujours les versions les plus récentes des solutions.

Idée reçue n°2 : La dématérialisation, c’est pour les très grandes entreprises

Toutes les entreprises traitent des documents papiers. Bons de livraison, factures, bulletins de salaire, font partie de la vie de toutes les entreprises quelques soit leur taille. Une petite entreprise n’a pas plus de temps à perdre qu’une grande, dans la gestion et le traitement de documents. Le coût de traitement d’une facture est la même dans toutes les entreprises, les bénéfices seront donc les mêmes. Nos solutions GED s’adaptent à toutes les sociétés suivant leurs besoins. Il est tout à fait possible de mettre en place dans un premier temps une solution simple, puis d’améliorer le dispositif au fur et à mesure des besoins.

Idée reçue n°3 : La GED concerne uniquement l’archivage

On pense à tort que la GED ne concerne que l’archivage en ligne, mais les solutions, comme Zeendoc, permettent aussi l’automatisation des processus et la signature électronique. La dématérialisation est votre alliée à chaque étape de la gestion de votre document. Elle a un impact sur l’ensemble des process métiers de l’entreprise.

Idée reçue n°4 : La dématérialisation nécessite un changement d’organisation

Oui et non. Nos solutions s’adaptent à vos processus de traitement de documents. Si par exemple vous devez faire valider une facture avant le règlement, ce processus sera respecté mais il sera automatisé. Plus besoin d’imprimer le document pour le mettre dans le parapheur avant de le remettre au signataire qui vous le redonnera. Avec nos solutions, ce même document sera automatiquement traité, un mail sera envoyé au signataire l’informant qu’un document demande une action de sa part, et une fois signé vous serez prévenu par mail.
Nos solutions sont simples d’utilisation, après un court temps d’adaptation, vous gagnerez en rapidité (Baisse de 46% du cycle de traitement des factures) et en efficacité (Baisse de 12% du nombre de retards de paiement).

Idée reçue n°5 : La dématérialisation ça ne sert à rien puisque la loi m’oblige à garder une version papier de mes factures

Jusqu’ici, les entreprises pouvaient numériser les pièces comptables reçues au format papier, (factures et pièces justificatives…), mais elles avaient l’obligation de conserver les originaux papiers durant 6 ans comme l’indiquait l’article L 102 C du grand livre des procédures fiscales (article L 102 B). Le nouvel arrêté du 22 mars 2017 est une petite révolution puisqu’il autorise, non seulement la numérisation des documents papiers, leur conservation au format numérique MAIS aussi, la destruction de l’original papier. A cet effet, le nouvel article 1379 du code civil Français, entré en vigueur le 1er octobre 2016 précise :

« …La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge…  Est présumé fiable jusqu’à preuve du contraire, toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par le décret du Conseil d’Etat ».

 

Vous n’avez plus d’excuse pour ne pas passer à la dématérialisation.

 

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